TECNICOPROFESIONALENASISTENCIAADMINISTRATIVA

LA CARTA COMERCIAL
OBJETIVOS

o Comprender la enorme importancia de la carta para el desarrollo del comercio.
o Conocer la estructura de la carta comercial.
o Distinguir las clases fundamentales de cartas.
o Iniciarse en el arte de redactar cartas comerciales.

o Conocer la comunicación a nivel comercial.
o Valorar la importancia de la buena redacción
en el ámbito comercial.
o Conocer los aspectos generales de la carta mercantil.
o Analizar y redactar cartas comerciales.

CONTENIDOS:
o La redacción comercial (importancia y características de estilo)
o La carta (elementos)
o Formular abreviaturas y siglas.
o Modelos de cartas comerciales en general.
IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN COMERCIAL

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través de ella.
La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación escrita.
La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria.
Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto.
ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con las normas gramaticales.
A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al redactar una carta.
1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un contenido, por medio del cual éste se presta sólo para una interpretación, permitiendo así al lector su comprensión inmediata.
2. - PRECISIÓN: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado las palabras innecesarias.
3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que deberá leerla.
4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontánea, utilizando palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de términos vulgares o muy rebuscados.
5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo con su real significado.
Ejemplo: inadvertido - desapercibido
6. - CORRECCIÓN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.
Ejemplos:
• Se venden calcetines para niños de nylon.
• Se vende ropa de señora usada.
• Se arrienda traje para novia de segunda mano
• La niña subió para arriba.
• Ayer pedí la cotización de precios
• Todos los jóvenes del colegio se fueron de camping.
ACTIVIDADES

1. - Explique brevemente y con sus propias palabras cuál es la importancia de la redacción comercial.
2. - Explique brevemente y con sus propias palabras cada una de las características del estilo de la redacción comercial.
3. - Redacte 3 oraciones o frases en que se utilicen términos inadecuados (sin propiedad).
4. - Redacte 10 frases u oraciones en que se produzcan distintos tipos de incorrecciones.

LA CARTA

Se define como una misiva o epístola que se envía a los ausentes. Es una conversación entre ausentes, o mejor dicho es una conversación por escrito.
CARTA MODELO: (de ventas o publicitaria)

LIBRERÍA NACIONAL
Moneda 1012 - Fono 84920
SANTIAGO
SANTIAGO, marzo 26 de 2002
Señor
Juan Villegas Morales
Casilla 235
VALPARAÍSO
Estimado señor:
Son conocidas las graves dificultades económicas que en esta época afrontan los padres de familia para proveer adecuadamente a sus hijos de material escolar: cuadernos, textos de estudio, lápices, tintas, portadocumentos, etc.
Para atender a los innumerables requisitos de corporaciones sindicatos, sociedades mutuales y otras instituciones, inauguramos el 29 de mayo nuestra sección de ventas al crédito.
Esta sección atenderá la línea completa de artículos para colegiales y al mismo tiempo los precios no sufrirán recargo alguno. Ud. comprará a plazo con precio contado.
Estamos ciertos de que Ud. sabrá apreciar todo el valor de esta iniciativa.
Aguardaremos su visita, y lo saludamos con toda atención,

LIBRERÍA NACIONAL

Iván Sandoval Inayo
JEFE DE VENTAS
ISI/gvr

IMPORTANCIA DE UNA CARTA COMERCIAL

Como toda empresa, la librería nacional se vale de mensajes como este para iniciar y mantener relaciones comerciales con sus clientes. Las empresas tienen un cuerpo de vendedores, pero además, escriben este tipo de cartas para ampliar la actividad de ventas, por cuanto la carta actúa simultáneamente en diferentes lugares.
Las cartas comerciales ayudan también a realizar las operaciones de compra, a resolver la difícil tarea de la cobranza, y a restablecer las relaciones ante las quejas de los clientes.
En resumen la carta es un mensaje que ayuda a desenvolver las variadas relaciones humanas a que da origen la actividad comercial. Por otra parte, la empresa debe conservar las cartas que le sirven y las copias de las que envía, por tanto, la correspondencia forma parte del servicio de archivo y registro que ya hemos estudiado.
La carta anterior nos cumple la importante misión de ser el principal agente relacionador entre Librería Nacional y sus clientes. Plantea el mensaje en forma cordial viendo el punto de vista del cliente, convirtiendo la carta en vehículo de buena voluntad hacia la casa comercial. En síntesis este tipo de carta hace promoción a la empresa con el fin de conseguir las ventas.
ESTRUCTURA DE LA CARTA COMERCIAL

Toda carta se divide en tres parte: ENCABEZAMIENTO, CUERPO O TEXTO Y FINAL.
ENCABEZAMIENTO: Es la parte preparatoria del texto. Consta de:
1. LUGAR Y FECHA: Sirve para precisar dónde y cuándo se escribe la carta. Tiene mucha importancia, sobre todo cuando se fijan los plazos.

2. DIRECCIÓN INTERIOR: Está formada por el nombre del destinatario, su domicilio y lugar de destino.

3. VOCATIVO: Es la palabra o frase que sirve para llamar la atención a la segunda persona, por cuanto la carta siempre se escribe en primera persona del singular o plural (yo - nosotros).
Los vocativos pueden ser de diferente tipo, en la siguiente lista advierta Ud. como los más serios y formales se van reemplazando por otros que denotan amistad.
Señor:
Señor mío:
Estimado señor:
Muy estimado señor:
Muy estimado señor y amigo:
Estimado amigo:

Si nos dirigimos a un jefe o autoridad:
Señor Director:
Señor Gerente:
Señor Administrador:
Hay otro tipo de vocativos que tiene carácter más singular:
De mi atención:
De mi mayor atención:
De mi consideración:
De mi atenta consideración:
Sin embargo el más usado actualmente es el propio apellido de la persona:
Estimado señor Pérez:
Apreciado señor Domínguez:
Estimada señorita Salas:
Señor Domínguez:
CUERPO O TEXTO: Es el mensaje que motiva la carta. Debemos presentar el texto de tal modo que el lector sienta deseos de leerlo. Para ello el texto debe ser legible; esto se consigue escribiendo la carta a máquina y aplicando las disposiciones explicadas. Además el texto debe ser movible esto se consigue con párrafos cortos, pues le da movimiento a la carta.
FINAL: Está formado por: la frase de salutación o despedida, la ante firma o razón social y, la firma, nombre y cargo del remitente.
Hoy en día los giros de despedida tienden a ser cortos y precisos:
Saluda atentamente a Ud.,
Saluda con toda atención a Ud.,
Saluda muy atentamente,
Saluda con toda atención,
Con toda atención,
Muy atentamente,
Atentamente,

MODELO (carta consulta)
LICEO COMERCIAL “JOSÉ MENÉNDEZ”
Magallanes 847
PUNTA ARENAS

PUNTA ARENAS, marzo 28 de 2002

Señores
Pialcom Ltda.
Avda. Colón 798
PUNTA ARENAS
REF.:SOLICITA COTIZACIÓN COMPUTADORA COMPAQ PRESARIO

Estimados señores:
Nos interesa adquirir 22 computadoras COMPAQ PRESARIO.
Agradeceremos nos indiquen, a la brevedad posible, descuentos y modalidades de pago.
Saludamos atentamente a Ud.,

LICEO COMERCIAL “JOSE MENENDEZ”

Víctor Sanz Silva
DIRECTOR

VSS/gvr

ELEMENTOS ACCIDENTALES DE LA CARTA
1. MEMBRETE: Incluye el nombre de la casa comercial, su dirección (cablegráfica y telefónica) y la ciudad de origen. Su uso es permanente cuando la carta se envía desde una empresa y no de un particular.

2. NUMERACIÓN: Se anota en orden correlativo de acuerdo con la cantidad de cartas que envíe la empresa. Su uso es optativo pero es importante para saber el número de cartas que ha escrito la empresa.

3. REFERENCIA: Señala como un resumen del contenido de la carta, es colocarle un título al mensaje en forma abreviada. Cada vez tiene más uso por cuanto el destinatario sabe de inmediato de que trata la carta.

4. FRASE DE ATENCIÓN: Identifica el nombre de la persona que atenderá la carta. Se usa cuando el destinatario no se ha individualizado. Actualmente este elemento no es muy utilizado en las cartas.

5. INICIALES DE RESPONSABILIDAD: Al lado izquierdo indica las iniciales del nombre de la persona que escribió la carta y al lado derecho, el nombre del dactilógrafo.

6. INCLUSO: También suele usarse anexo, adjunto que se acompaña a la carta. Se usa sólo cuando vaya un documento que se incluye en la carta. Ej. : folletos, formularios.

7. CON COPIA: La carta se escribe en original y como mínimo con una copia y en este elemento se debe indicar donde queda la copia. Su uso es optativo, no tiene mayor importancia anotarlo, dependiendo del tipo de mensaje.

8. POST SCRIPTUM: Reemplaza al post data, que significa DESPÚES DE LA FECHA y que antiguamente se colocaba P.D. por cuanto lugar y fecha iba al final de la carta. Hoy se ha modificado por P.S. que significa DESPÚES DE LO ESCRITO. Se usa para resaltar alguna idea que estaba en el mensaje o anotar algo que no se mencionó en el texto.

FORMULAS DE USO HABITUAL EN LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

REFERENCIA:
• Ofrece mercaderías
• Solicita cotización mercaderías
• Envía cotización mercaderías
• Compra mercaderías
• Remite mercaderías
• Acusa recibo mercaderías y envía letras
• Despacha pedidos mercaderías
• Responde carta del 8-5-98
• Concede crédito
• Concede prórroga
• Cobra letra protestada
• Envía letra protestada en cobranza judicial

INICIO DEL TEXTO:
• Recibimos su atta. del 12 de mayo, lo que nos motiva a manifestarle…
• En nuestro poder su atta. del 15 de mayo…
• Acusamos recibo de su atta. del 5 de mayo, en la que nos comunica…
• En respuesta a su carta del 16 de abril, señalamos a Ud. que…
• Tenemos el agrado de manifestarle…
• Tenemos el placer de poner en su conocimiento que…
• Con relación a su atenta del…
• Con respecto a su carta del…
• Nos apresuramos en señalar a Ud. que…
• Lamentamos señalar a Ud. que muy a nuestro pesar nos vemos obligados a…
• Muy a nuestro pesar nos vemos obligados a comunicarle que…

FINALES:
• Saludamos atentamente a Ud.,
• Agradecemos la confianza con que nos ha distinguido y saludamos atte. A Ud.,
• Agradecemos anticipadamente su atención y lo saludamos atte.,
• Reciba nuestro agradecimiento y consideración, atte.,
• Agradecemos su atención y lo saludamos cordialmente,
• En espera de sus órdenes, saluda atte., (cordialmente, Sinceramente)
• En espera de su pedido, saludamos atte.,
• Rogamos no demoren su cancelación y saludamos atte.,
• Agradecemos respondernos sobre el particular y saludamos atte. A Uds.,
• Atentos a sus gratas órdenes, saludamos cordialmente,
• Pendiente de sus noticias, saludamos atte.,
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia comercial que emiten las empresas es de variada índole, para clasificarla, la ordenaremos siguiendo el orden natural de las operaciones comerciales:
• De Publicidad
• De Compraventa
• De Ajuste
• De Créditos
• De Cobranza
• De Prórroga
CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Tiene por objeto dar a conocer un producto interesando al cliente para que lo compre.
Por esta razón estas cartas deben ser claras, dinámicas, interesantes y muy bien presentadas.
La carta publicitaria puede ser una circular. Circular significa que el mismo mensaje va dirigido a muchas personas. Esta debe redactarse sin precisar el sexo a quien va dirigida, de manera que interese a todos los lectores. Conviene firmarla como si fuera una carta original, aun cuando se hubiera reproducido en mimeógrafo y/o fotocopiadora.
Cuando no sea posible emplear el mismo estilo para todos los lectores, será necesario determinar diferentes grupos: estudiantes, dueñas de casa, profesionales, etc., con el fin de que esta carta vaya con el tono adecuado para cada grupo de consumidores.
La carta de venta se escribe por iniciativa de la empresa para convencer al posible cliente acerca de las ventajas del producto con el fin de conseguir pedidos. Por su finalidad realmente comercializadora, se comprende la esencial importancia de la carta de venta. Esta, al igual que los anuncios de publicidad, facilita y estimula las transacciones comerciales.
Por lo común, la carta de venta ofrece mercaderías conocidas o de uso y consumo habitual: alimentos, vestuario, libros, muebles, etc.
¿Cómo se escribe la carta de venta?
1. ¿Quién es el destinatario?

La carta de venta puede dirigirse a una persona individualizada, a quien ya hemos tratado por carta. En este caso, es posible ajustar nuestro esfuerzo a la personalidad del lector. Es más difícil cuando nos dirigimos a un grupo de personas que no conocemos y, cuyas características sólo podemos calcular o estimar aproximadamente.
2. ¿Con qué objetivo se le escribe?

Convencer al lector de las ventajas del producto para que lo solicite.
3. ¿Cuáles son los hechos y datos que se necesitan?

Es muy importante recopilar datos acerca del producto, los cuales aportarán material para el trabajo de venta: uso del producto, noticia de su fabricación, competencia que sufre el producto, sus ventajas sobre artículos similares, su precio y condiciones de venta, sus compradores actuales y los posibles, etc.
Si no conoce bien el producto que ofrece, el redactor carecerá de los recursos necesarios para tener éxito en su intento de vender.
4. ¿Cuál es el mejor plan para la carta de venta?

Esta carta debe convencer y persuadir al lector, de los beneficios que le significará el producto; sólo de este modo se decidirá a comprar. El redactor, entonces, no puede ofrecer simple y directamente el producto, sino que debe emplear argumento.
La carta de venta da razones y fundamentos de lo que ofrece; por esta razón es una carta argumentativa.
La argumentación de esta carta se desenvuelve en cuatro pasos:
1° LLAMA LA ATENCIÓN DEL LECTOR: sacando al lector de su estado de indiferencia, conseguimos que su vida mental se proyecte al hecho o idea que le presentamos, excluyendo cualquier otro.
El llamado de la atención se consigue con una frase corta, apropiada y atrayente. De esta introducción depende que el lector continúe leyendo la carta. El problema planteado debe proyectarse a una dificultad que experimente el lector. Despiertan el espíritu de curiosidad del lector las preguntas que le formulamos, las anécdotas que le referimos, como las citas o situaciones que le planteamos.
2° DESPIERTA EL INTERÉS DEL LECTOR: el producto que ofrecemos no tiene, en sí mismo, interés para el lector. Pero surgirá el interés si tenemos la habilidad de crear una relación entre su persona y el producto. Al descubrir que este artículo le afecta o le importa, el lector se sentirá arrastrado hacia el producto. Despertaremos el interés si nos referimos, entonces, a una necesidad del destinatario y que él puede satisfacer.
3° ESTIMULA EL DESEO POR EL PRODUCTO: al descubrir que el producto realmente le hace falta, el lector necesitará poseerlo. Estimulamos el deseo al pintar el cuadro del lector en posesión del producto, gozando sus ventajas y disfrutando de su comodidad... ¡ y todo a un precio razonable! Esto último es importante, porque a nadie le gusta desprenderse así no más de su dinero.
4° IMPULSA A LA COMPRA: con el deseo ferviente del lector por conseguir el producto, ahora hay que impulsar su decisión de compra. Debemos conseguir que adquiera el producto. El impulso y la compra lo conseguimos con un final enérgico y confiado, sin vacilar y señalando claramente un solo camino: enviar un cupón, llamar por teléfono, pedir un representante, visitar la empresa, etc. Si pedimos que el lector haga dos cosas a la vez, lo más probable es que no haga ninguna.
CUESTIONARIO
1. ¿Cuál es el propósito de la carta de venta?
2. Señale algunas razones de por qué el redactor debe conocer bien el producto que ofrece.
3. La carta de venta es argumentativa. Explique brevemente estos cuatro pasos que, necesariamente, debe seguir en su redacción:
1° Llamar la atención del lector.
2° Despertar el interés del lector.
3° Estimular el deseo por el producto.
4° Impulsar a la compra.

EJERCICIOS
1. Redacte una carta de venta ofreciendo un nuevo producto regional.
2. Redacte una carta de venta anunciando los últimos días de liquidación de una empresa de la zona.
3. Busque un anuncio de “La Prensa Austral” y redáctelo en forma de carta de venta.
CALZADOS HUSH PUPPIES
Bories 674 - Fono 242180
PUNTA ARENAS
PUNTA ARENAS, 14 de abril de 2002

Señor
Ignacio Pérez Rojas
Casilla 456
PUNTA ARENAS
Ref.: Ofrece mercadería
Estimado Señor:
El otoño nos trae el frío y hay que prepararse para recibirlo, no sólo con ropa abrigada, sino también con los zapatos adecuados.
Por esta razón, y pensando en su clientela, Hush Puppies presenta su nueva colección otoño – invierno en cómodos y elegantes zapatos que usted podrá lucir en cualquier ocasión.
Visítenos, lo esperamos con la mejor atención
Un cordial saludo
CALZADOS HUSH PUPPIES

Iris Pereira Lira
JEFE DE VENTAS

IPL/XTM

(Puntuación abierta)

CORRESPONDENCIA DE COMPRAVENTA AL CONTADO
CARTA DE COMPRAVENTA

Cada vez que deseamos adquirir un artículo recibimos y buscamos una oferta del vendedor. Si la aceptamos se crea el contrato de compraventa. La compraventa es el eje del comercio, gracias a ella se desplaza la propiedad de las cosas de una persona a otra.

Formado el contrato, el vendedor esta obligado a entregar lo vendido y el comprador debe recibirlo y pagar su precio.

La definición que da la ley dice; “Es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice aquella se dice vender y la otra comprar y el dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio”.

ESQUEMA DE LA CORRESPONDENCIA DE
COMPRAVENTA AL CONTADO

ETAPA PREVIA AL CONTRATO:
Carta de consulta.
ETAPA FORMADORA DEL CONTRATO:
Cartas de cotización y pedido.
ETAPA POSTERIOR AL CONTRATO:
Cartas de remisión y recepción.

CARTA DE CONSULTA

FUNCIÓN: Esta carta nos sirve para averiguar sobre calidades y formas de pago de algún artículo que deseamos adquirir. Esta carta requiere absoluta claridad y exactitud, de este modo la casa vendedora sabrá con precisión qué desea el interesado sin necesidad de pedir aclaraciones.
IMPORTANCIA:
Tiene importancia práctica por cuanto persigue que el vendedor haga una oferta o proposición al interesado.

Para escribir una carta debe guiarse por los siguientes puntos:
1. Hecho en que se basa la consulta.
2. Especificación de los artículos que se desean comprar.
3. Tiempos de recepción (a plazo, inmediato, escalonado).
4. Petición de precios: cuando se trata d una compra de contado se solicitara un descuento respectivo. Cuando se trate de una operación a crédito debe indicar referencias (lista de personas o instituciones que pueden atestiguar, dando informes favorables del solicitante)
• Las especificaciones de la mercadería comprende todas las características que definen con exactitud el producto:

• Cantidad: metros, kilos, litros, toneladas, etc.
• Calidad: marca, tipo, tamaño, color, dimensiones, forma, modelo, etc.
• Forma de envío de la mercadería: en la remisión del producto se indica qué gastos son de cuenta del comprador y cuáles del vendedor. Los más frecuentes son:
• Envase: vasija de los productos (botellas, cajas, sacos, latas, bolsas, cajones, tubos, etc.
• Embalaje: acondicionamiento de la mercadería para el transporte (paquetes, jabas, bultos, etc.)
• Conducción: costo de llevar la mercadería desde la bodega a la empresa de transporte o viceversa.
• Fletes: precio del transporte de las mercaderías desde una ciudad a otra.

 Modalidades del precio: El pago de una mercadería puede hacerse de contado o a crédito.

• Precio de contado. Presenta tres variantes:

o Violento (cash): se paga de inmediato.

o Anticipado: se paga la mercadería antes de recibirla.

o Comercial: se paga dentro de 30 días.

*En pagos de contado, se acostumbra conceder un descuento o rebaja como una especie de premio al comprador.
• Precio a crédito. Tiene dos variantes:
• Crédito sin documento: el vendedor entrega la mercadería por la exclusiva confianza que le merece el comprador.
• Crédito con documento: puede ser cheque, letra de cambio, tarjeta de crédito, etc.
LICEO COMERCIAL “JOSÉ MENÉNDEZ”
Magallanes 847 - Fono 241273
P U N T A A R E N A S

PUNTA ARENAS, 16 de abril de 2002
Señor
Jefe de ventas
Calzados BATA
Bories 821 – Fono 243125
P U N T A A R E N A S
REF. : Consulta mercadería.

Sr. Jefe de ventas:
Con motivo del inicio de las actividades deportivas en nuestro liceo, necesitamos proveernos de los siguientes productos:
- Zapatillas deportivas marca NIKE números 37 a 38.
- Zapatillas deportivas marca NEW BALANCE número 36
Agradeceremos a ustedes, nos envíen antes del 20 de mayo, detalles acerca de precios, fecha aproximada de entrega, condiciones de pago y formas de envío.
Saluda atte.

LICEO COMERCIAL “JOSÉ MENÉNDEZ”

BERNARDO VERA FIGUEROA
Profesor de Educación Física.

BVF/XTM

( Sangrado o escalonado)
CARTA DE COTIZACION

FUNCION: Esta carta responde a la consulta dando la información que necesita el interesado.

IMPORTANCIA:
Esta carta es la más importante de toda la compraventa, por cuanto de ella depende, de acuerdo con los precios y condiciones de venta, que se realice o no el contrato.
ESTRUCTURA: sobre las bases de las indicaciones que ha planteado la carta de consulta, el mensaje que cotiza se estructura con los cuatro puntos que siguen:
1° Descripción exacta de la mercadería. Para ello da todos los datos referentes a la cantidad, calidad y forma de envío.
2° Epoca del despacho. Cómo lo desea el interesado: de inmediato, diferido o fraccionado.
3° Fijación exacta del precio. La carta precisa la rebaja si el pago es al contado comercial. Si es a plazo, es indispensable señalar la cuota inicial, número de cuotas, sus vencimientos, intereses, documentos que se extienden, etc.
4° Petición de la compra. Todo el trabajo redaccional debe apuntar al objetivo preciso de que el interesado compre.

CALZADOS BATA
Bories 821- fono 243126
P U N T A AR E N A S

PUNTA ARENAS, 18 de abril de 2002
Señor
Bernardo Vera F.
Liceo Comercial “José Menéndez”
P U N T A A R E N A S

REF.: Envía cotización de mercadería
Apreciado Sr. Vera:

En respuesta a su carta enviada el día 12 de abril, nos complace indicarle los precios de los artículos por los que Ud. Se interesa.

- Zapatillas deportivas marca NIKE números 37 a 38 $ 32700.-
- Zapatillas deportivas marca NEW BALANCE número 39 $ 27900.-
Estos precios son pagaderos a 30 días y por la compra al contado, aplicamos un 20% de descuento.

Estamos seguros de que esta cotización será de su completa conveniencia.

Saluda atentamente
CALZADOS BATA

Ignacio Bórquez Lyon
JEFE DE VENTAS

IBL/XTM

( Corriente o estándar )

CARTA DE PEDIDO
FUNCIÓN: Con esta carta, el cliente hace el pedido, conforme con la cotización que ha recibido.
ESTRUCTURA:
1° Mención completa o abreviada de la cotización.
2° La orden de despacho: reiteración de las especificaciones de los artículos, fecha de envío, medio de transporte, etc.
3° Referencia a las condiciones de pago, cuando se estima necesario.
• Dado que el vendedor necesita saber qué desea el comprador, este debe ser muy claro y exacto en su carta de compra.

IMPORTANCIA: Esta carta expresa la aceptación del cliente acerca de las condiciones de la cotización.

LICEO COMERCIAL “JOSÉ MENÉNDEZ”
Magallanes 847 - Fono 241273
P U N T A A R E N A S

PUNTA ARENAS, 23 de mayo de 2001
Señor
Jefe de ventas
Calzados BATA
Bories 821 – Fono 243125
P U N T A A R E N A S

REF. : Solicita mercadería

Sr. Jefe de ventas:
Ruego a usted enviarme, a la brevedad posible, las siguientes zapatillas deportivas, en las condiciones señaladas en su atenta del 30 de abril para compras al contado.
• Zapatillas deportivas marca NIKE números 37……………………….…………15 pares
• Zapatillas deportivas marca NIKE números 38…………………………………..8 pares
• Zapatillas deportivas marca NEW BALANCE número 36………….…………..20 pares

Muy agradecidos por su atención.
Saluda Atte. A Ud,

LICEO COMERCIAL “JOSÉ MENÉNDEZ”

BERNARDO VERA FIGUEROA
Profesor de Educación Física.

BVF/XTM

( Semibloque )

CARTA DE REMISIÓN O ENVÍO
FUNCIÓN: Esta carta anuncia el envío de la mercadería.
ESTRUCTURA: Comprende tres puntos:
1° Indica los datos del despacho: fecha del embarque, detalles del embalaje, etc.
2° Incluye la documentación necesaria, como boletas, facturas, etc. La factura es el comprobante legal de la compraventa.
3° Una frase estimulante acerca de la compra, con el fin de que el cliente logre plena satisfacción.
IMPORTANCIA: Esta carta facilita la entrega de la cosa que el vendedor se mprometió a dar.

CALZADOS BATA
Bories 821- fono 243126
P U N T A A R E N A S
PUNTA ARENAS, 25 de mayo de 2001
Señor
Bernardo Vera F.
Liceo Comercial “José Menéndez”
Magallanes 847
P U N T A A R E N A S

REF.: Anuncia envío de mercadería
Apreciado Sr. Vera:
Con esta fecha le hemos despachado el pedido que nos formuló el 23 de mayo.
Incluimos la factura N° 2884 y la liquidación respectiva.
Mucho le agradeceremos su pronto envío del cheque por $ 1.310.100 (un millón trescientos diez mil cien pesos) , correspondiente al total de su compra, menos el 20% de descuento.
Estamos seguros de que su adquisición lo satisfará completamente.
Saluda con toda atención
CALZADOS BATA

Ignacio Bórquez Lyon
JEFE DE VENTAS

IBL/XTM
Adj.: Factura N° 2884 y liquidación

(Bloque)

CARTA DE RECEPCIÓN
FUNCIÓN: Esta carta comunica el recibo conforme de la mercadería adquirida.

ESTRUCTURA:
1° Aviso de recepción satisfactoria de los artículos.
2° Documentación anexa: cheques en pago, por lo común.
IMPORTANCIA: A través de esta carta, el comprador acepta para sí la cosa comprada y paga su precio.
LICEO COMERCIAL “JOSÉ MENÉNDEZ”
Magallanes 847 - Fono 241273
P U N T A A R E N A S

PUNTA ARENAS, 28 de mayo de 2001
Señor
Jefe de ventas
Calzados BATA
Bories 821 – Fono 243125
P U N T A A R E N A S
REF. : Acusa recibo de mercadería

Sr. Jefe de ventas:
Hoy recibí a mi entera conformidad las cuatro cajas correspondientes a mi pedido de zapatillas deportivas.
Incluyo en ésta, el cheque N° 287/46 a su orden por $ 1.048.080 (un millón cuarenta y ocho mil ochenta pesos) contra el Banco del Estado.
Saluda atentamente a Ud.,

LICEO COMERCIAL “José Menéndez”
BERNARDO VERA FIGUEROA
Profesor de Educación Física
BVF/XTM
Adj.: Cheque N° 287/74

( Bloque extremo )
CUESTIONARIO
Carta de consulta:
1. ¿Para qué sirve esta carta?
2. Explique los cuatro puntos esenciales que debe contener esta carta.
3. ¿Por qué la consulta debe ser muy clara y explícita?

Cotización:
4. ¿Cuál es el importante papel que cumple esta carta?
5. Señale la estructura de este mensaje.

Pedido:
6. ¿Para qué sirve esta carta?
7. ¿Por qué debe ser clara y exacta?

Remisión:
8. ¿Qué datos contiene esta carta?

Recepción:
9. ¿Qué función cumple esta carta?
10. ¿Qué ideas esenciales debe expresar?
EJERCICIOS

• Se formarán grupos de compradores y grupos de vendedores.
• Redactar una carta de consulta dirigida a una empresa de la zona.
• Enviar cotización indicando que por pago al contado se hace un descuento de un 7%.
• Solicitar despacho de mercadería según las condiciones estipuladas en la carta de cotización.
• Enviar carta de remisión, anunciando el envío dando los detalles necesarios; pide cheque respectivo y agradece.
• Enviar carta de recepción, en donde se indique el recibo conforme de la mercadería solicitada. Remite cheque en pago.
COMO DESARROLLAR ESTOS EJERCICIOS

A.- Planee su carta.
Planear es pensar o estudiar previamente el mensaje. Sin la adecuada ordenación de las ideas, es casi imposible redactar bien. Por ello, debe Ud. Resolver las cuatro preguntas siguientes:
1° ¿A quién le escribe? Es importante que Ud. Se represente mentalmente al destinatario de su carta.
2° ¿Con qué propósito le escribe? Toda carta persigue un fin. Por ejemplo, dar a conocer una noticia.
3° ¿Posee Ud. Toda la información que debe comunicar? Su carta debe contener todos los datos que facilitarán la comprensión de su lector.
4° ¿Cuál es el mejor orden de las ideas? El plan es el esqueleto de la redacción.
B.- Redacte en su propio estilo.
Su redacción debe ser clara y correcta. Escriba con espontaneidad y luego corrija y pula sus frases. La buena carta debe empezar con fuerza e interés para el lector. En sus ejercicios trate de usar algunas de las siguientes sugerencias:
1. Exprese el motivo o contenido de la carta:
“Tengo interés en adquirir de inmediato los artículos siguientes”.
“Con el fin de... deseo adquirir...”.
2. Refiérase a una fecha:
“ El 12 del presente le despachamos...”.
“ El próximo 4 de mayo vence la letra 4215”.
3. Emplee frases de agradecimiento:
“ Agradecemos su carta del 12 del presente”.
“ Muy agradecidos por su atención”.
4. Haga afirmaciones con seguridad:
“Los autores de nuestros textos son conocidos..., basados en su larga experiencia...”.

5. Refiérase a un hecho:
“Estoy complacido por la atención que su empresa ha prestado a mi pedido”.
6. Dé una orden cortésmente:
“Ruego a Ud. Enviarme, a la brevedad posible, los siguientes artículos”.
7. Mencione cartas anteriores:
“Estoy conforme con los precios y condiciones que me comunica en su carta del 11 del presente”.
8. Mencione documentos o nombres propios:
“Su Factura 3214 aún está pendiente de pago”.
“Su representante, señor Francisco Rojas, me visitó la semana pasada”.
C. Aprecie la calidad de su carta

¿Cómo redactar una carta comercial?
En un colectivo humano tan dinámico como la empresa, el problema de las comunicaciones reviste una importancia decisiva. Si la empresa no se relacionase con el exterior perdería su objetivo principal, que es ofrecer su producto o servicio al mercado.
En ocasiones, algunas empresas se muestran extrañadas, porque después de esforzarse en informar a sus diferentes públicos sobre temas de interés para ellos, no consiguen que éstos se den por aludidos o generen la respuesta esperada. A través de un sencillo análisis se puede ver que en estos casos, el receptor no ha leído el mensaje porque, o tiene un texto excesivamente largo, o está redactado en un estilo farragoso que dificulta la lectura, o se emplean palabras o términos que no se entienden.
Pues bien, las empresas deberían ser conscientes que lo que hacen es enviar continuas cartas de amor a sus clientes. Que consigan sus objetivos de seducción depende, en gran medida, del uso correcto de una serie de normas gráficas, estéticas y de estructura en el contenido.
A la hora de elaborar una carta comercial debemos seguir las pautas genéricas de toda redacción:
- Cuidar la ortografía. Si algún error o falta de ortografía está distorsionando el efecto global, nuestros ojos (que están muy bien entrenados, aunque no seamos conscientes de ello) caerán en él rápidamente y nos harán olvidar el resto.
- Signos de puntuación: Al contrario de lo que nos pueda parecer, el excesivo uso de las comas no hace más fácil la lectura de un texto. La mayoría de veces lo recarga en exceso y dificulta su lectura, haciéndola pesada y farragosa. Debemos acostumbrarnos a utilizar todos los signos de puntuación en su justa medida.
- Tipografía. La tipografía es el conjunto de caracteres alfabéticos que vamos a utilizar en nuestras comunicaciones. Los procesadores de texto y las impresoras modernas nos facilitan el uso de múltiples tipografías. Uno de los aspectos importantes de la imagen corporativa es la selección de una tipografía oficial para todos los comunicados, ya sean internos o externos.
- La alineación también cumple sus funciones: por una parte facilita la lectura y por otra, dar lugar a documentos agradables de leer. En este sentido, la justificación completa da lugar a documentos estéticamente uniformes, mientras que el margen derecho sin justificar da lugar a documentos "más vivos y directos".
- Para conseguir una lectura fácil y minimizar las distracciones, lo correcto es utilizar el doble espaciado entre líneas.
- Uso de negritas, subrayados y cursivas para destacar aspectos importantes del texto, procurando no abusar de los mismos para que no resulte excesivamente recargado y pierda con ello su objetivo principal.
- Por lo general, los párrafos cortos invitan más a la lectura que los que son demasiado largos.
Además de estas consideraciones generales, el particular enfoque y objetivos comerciales de la carta que dirigimos a nuestro cliente nos lleva a prestar especial atención a algunos aspectos más concretos:
- Una de las claves del éxito de las cartas comerciales está en la elección de las bases de datos de las personas a las que se las vamos a enviar. Estas pueden ser, tanto de clientes actuales o ex-clientes, como de clientes potenciales.
- Debemos entonces subdividir los distintos grupos que encontremos en la lista de seleccionada. A esta fase la denominaremos SEGMENTACION. Después de este proceso, elaboraremos estrategias de comunicación DIFERENCIADAS para cada uno de ellos.
- Y por último, pondremos en orden la información, según las pautas que nos sugiere el siguiente esquema:
Introducción
Objetivo: Captar la atención
Contenido: Pregunta general, información sorprendente, etc.
Nudo I
Objetivo: Suscitar interés
Contenido: Adaptar nuestros argumentos al grupo o subgrupo.
Nudo II
Objetivo: Provocar deseo
Contenido: Adaptar mis argumentos a la persona.
Desenlace
Objetivo: Invitar a la acción
Contenido: Cierre de la acción comercial: cómo hacer el pedido, etc.
Despedida
Objetivo: Información de contacto
Contenido: Frase de despedida, firma, empresa y cargo.
Aplicando estas sencillas normas conseguiremos cartas comerciales eficaces, que serán leídas con interés por nuestros clientes y clientes potenciales. Pero no debemos olvidar el toque personal que diferenciará nuestra carta del resto de comunicaciones de la competencia. Ese “toque” es la CREATIVIDAD. ¡No olvidemos nunca que somos personas, dirigiéndonos a otras personas!
Intenta recordar las comunicaciones comerciales que has recibido este último mes: ¿Cuáles han captado verdaderamente tu atención? ¿Aquellas que te han informado correctamente? ¿O aquellas que han provocado en ti una emoción especial? Piénsalo.

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